Sulla distribuzione (via internet) di documenti .doc, .pages o altri

Quante volte vi è capitato di ricevere un documento .doc che vi da qualche tipo di problemi e che obbliga a provare a rispedire il documento? Raramente? Beh, a me capita abbastanza di frequente da voler scrivere questo articolo.

Spesso ricevo promozioni, fatture, offerte o semplicemente altre informazioni come allegati alle email in formato .doc (MS-Word), e mi ritrovo la maggior parte delle volte con delle difficoltà di visualizzazione. In verità, il formato MS-Word non è stato ideato come un formato standard di distribuzione di informazioni o di "carta digitale". Ci sono altri formati (come .PDF) che sono stati ideati proprio per questo.

Questo articolo spiega come mai sia una mancanza di professionalità e quindi preferibile e più educato inviare allegati in PDF piuttosto che in formati come .doc o .pages, per documenti che non richiedono modifiche radicali.

Ecco qualche motivo percui i documenti in formato .doc MS-Word non si prestano per la distribuzione via email o via internet in generale:

Il destinatario non vede quasi mai quello che vede l'autore

Questa è forse la motivazione più grande: io lavoro tanto sulla formattazione di un documento, perché ci tengo che venga visualizzato in un certo modo, e chi lo riceve non vede quello che vedo io. Gli utenti di MS-Word probabilmente sanno che ci sono tante versioni di MS-Word, e che spesso l'una non è compatibile con l'altra. Per non parlare poi di MS-Word per Mac e quello per MS-Windows, e poi tutti i font che magari uno usa, che non sono presenti sul computer del destinatario. È per questo che se io preparo un documento in MS-Word e poi lo invio ad un amico, ci sono buone probabilità che l'amico non veda quello che io veda. È possibile che:

• all'amico/a manchi un font (carattere). In questo caso, il documento verrà visualizzato con un altro carattere, inevitabilmente di dimensione leggermente diversa e quindi magari tutto sembrerà leggermente più grande o più piccolo, cambiando quindi tutta l'impaginazione;
• l'amico/a si trova in un paese che non usa A4 come dimensione della pagina. In questo caso è possibile che da lui/lei il testo venga inserito nelle sue dimensioni di carta, di nuovo modificando l'impaginazione;
• il destinatario non utilizzi MS-Word, ma un programma che apre documenti MS-Word come OpenOffice o Pages. In questo caso possibile che ci siano delle funzioni che semplicemente non siano compatibili e che quindi intere sezioni di documento non siano visibili.

Il documento può essere copiato e modificato

È vero! Se a me interessa che il destinatario legga delle informazioni e basta (volantino, preventivo, ecc), allora a me interessa un documento che non sia modificabile. Uno non ci pensa, ma ogni volta che si invia un documento .doc, si da la possibilità a chi lo riceve di rifarne uso come vuole: basta cambiare i campi et voilá! Però molte volte per un motivo o per l'altro, preferirei non correre (o perlomeno ridurre) il rischio di scontri del tipo che il ricevente fa una modifica, e poi fa finta che l'abbia fatta il mittente.

Inviare un documento .doc è un po' come inviare il proprio software (programma) assieme al codice sorgente, dando quindi la possibilità a chi lo ricevere di fare le modifiche che vuole e di riutilizzarlo come vuole.

Il documento necessità di un programma per essere aperto

Eh sì, perché la maggior parte dei programmi di email non aprano i file .doc nativamente da dentro l'email stessa, devono far partire un programma esterno, ovvero MS-Word. E se il nostro destinatario non fa uso di MS-Word, perché costa troppo? O perché magari non gli piace? Il formato .doc non è mica uno standard internazionale. Magari il destinatario lavora su Mac e preferisce Pages, o magari su Windows, e preferisce OpenOffice, o magari proprio non gli serve la videoscrittura, quindi non ha programmi di quel tipo. Cosa fa? Si deve scaricar o comprare un programma di videoscrittura solo per leggere l'allegato che gli mando, senza neanche informarlo nell'email? Mi sembra un po' presuntuoso...

La soluzione

La soluzione c'è, ed è proprio semplice oggi giorno: distribuire gli stessi documenti previa conversione al formato PDF. Il formato PDF è una specie di pagina digitale.

A differenza dai formati di videoscrittura come Word o Pages, il PDF non è (facilmente) modificabile, e preserva sempre, indipendentemente da come, dove e quando viene visto, la formattazione e l'estetica della pagina. È un po' come un'istantanea, una foto del documento che l'autore ha creato, senza però essere una immagine JPG, GIF o altri (che la renderebbe oltremodo pesante a livello di byte e anche di qualità inferiore). Potete stare tranquilli che il vostro contenuto non verrà copiato facilmente (si possono impostare certi parametri, in modo da permettere la visualizzazione e non la copiatura del contenuto. Comunque, anche senza quei permessi impostati, rimane molto più difficile copiarne e modificarne il contenuto, limitando questa pratica solo a chi è veramente malintenzionato)

Il documento PDF contiene il testo, e allo stesso non permette a chi lo vede di cambiarne il contenuto, o la formattazione. Tutti i visualizzatori PDF visualizzano lo stesso PDF nello stesso modo identico su iPhone, Android, iPad, Mac, PC, Linux, Nokia, ... Potete stare tranquilli che tutte le ore passate per ottimizzare l'estetica di quel documento non sono buttate via!

Il formato PDF è uno standard aperto, questo vuol dire che chiunque può scrivere un programma che scrive e legge documenti PDF. Per questo motivo è integrato nella maggior parte dei sistemi operativi. Molti browser non richiedono neanche l'apertura di un visualizzatore esterno, aprendo il file PDF come se fosse una pagina web. Quindi potete stare tranquilli che non state imponendo niente a nessuno inviando un file in PDF.

Ma come faccio a convertire il mio documento in PDF?

Una volta questo era più difficile, oggi giorno si tratta nella maggior parte dei casi, semplicemente di stampare il documento, però anzichè stamparlo su una stampante, stamparlo in un documento PDF. Su Mac, quando si va in stampa, il Mac presenta un bottone in basso a sinistra chiamato PDF. Da lì si può scegliere di salvare il documento su PDF. Su Windows, si possono scaricare dei programmi che agiscono come stampanti, in modo che quando si va per stampare, si seleziona la "stampante" PDF anziché quella vera e propria, e si aprirà una finestra che chiede il percorso e il nome del file da dare al documento in questione. Consiglio di consultare la pagina List of virtual printer software - Wikipedia, the free encyclopedia.

Collaborazione

Se invece, ho bisogno che il destinatario mi faccia delle modifiche notevoli al documento, (per esempio "puoi dare un'occhiata a questo documento, e correggermi la traduzione che ho fatto in inglese?") allora il formato PDF non è consigliato. Collaborare con documenti Word o Pages è fattibile, comunque oggi giorno ci sono delle piattaforme di collaborazione che facilitano moltissimo questa procedura, come per esempio Google Drive, e ne consiglio l'utilizzo. Inviare un documento .pages o .word avanti e indietro è fonte di versioni diverse e confusione, anche utilizzando il version tracking.

Conclusioni

Segui queste regole per mantenere sempre una immagine di alta professionalità nel mondo informatico.

• Mantieni il più possibile i documenti salvati dei programmi di videoscrittura per te stesso/a (.doc, .pages, o altri), e cerca di non distribuirli mai.
• Se vuoi inviare delle informazioni formattate a qualcuno via email o dal sito web, utilizza sempre i formati aperti come .pdf, e cerca di evitare formati proprietari come .doc o .pages.
• Se hai bisogno di collaborare sul contenuto di un articolo o di un documento con altri, utilizza piattaforme apposta come Google Drive (gratuita) o altre.
• Se hai da far compilare un modulo, utilizza anche PDF: ci sono utilità che permettono al lettore di modificare solo i campi e di spuntare le caselle.

---

duckone version: 1.1.4